SaaS・AI ツール経費規程 (暫定)

注記: 本規程は bizlp 社内規定リポジトリ新設までの暫定措置として本リポジトリに配置する。社内規定リポジトリ新設後 (数ヶ月以内予定) に移管する。

目的

bizlp で業務利用する SaaS・AI ツール類の経費計上ルールを明確化し、税務・監査時に事業使用目的を適切に立証できる状態を維持する。

適用範囲

• SaaS 全般 (開発ツール、業務ツール、会計・人事 SaaS 等)
• AI サービス (Claude / ChatGPT / Gemini / 画像生成 AI 等)
• 個人契約を法人経費として処理する場合および法人契約の双方

支払い方法

1. 法人カードを原則とする。個人立替は例外
2. 個人契約の SaaS を法人経費化する場合は、支払い方法を法人カードに差し替える
3. 法人カード対応不可のサービス (海外サービス等) は、個人立替 → 月次経費精算を例外として許容

契約主体

承認フロー

(現時点は代表者 1 人体制のため実質セルフ決裁。チーム拡大時に承認者を拡張)

業務使用の裏付け

税務・監査時に事業使用目的を示せるよう、以下のうち 2 つ以上を確保する。

1. 稟議書 / ADR: 契約時に作成
2. 月次請求書の保管: サービスから定期取得、経費証憑として保管
3. 業務使用の実体証拠: git log / PR / 業務文書等から利用実態を示せること
4. 社内規程への記載: 本規程で定める「会社として承認済 SaaS 一覧」に掲載 (将来整備)

勘定科目

継続性の観点から、同一サービスは同一勘定科目で計上する。

例外申請

本規程に沿わない運用が必要な場合は、個別に稟議書を起票し承認を得る。

関連ドキュメント

• 稟議書テンプレート
• ADR-0008: 本番 AI API を Vertex AI に集約

改訂履歴